Dichiarazione sulla privacy

Comprendiamo l'importanza della protezione dei dati personali e ci impegniamo a trattarli in modo sicuro e appropriato. La privacy e la protezione dei dati sono una priorità per noi. In questa dichiarazione sulla privacy, spiegheremo come trattiamo i dati personali durante la visita e/o l'uso del nostro sito web o app e quali misure adottiamo per garantire la vostra privacy. Per maggiori informazioni, consultare la nostra informativa sulla privacy.

1. Chi siamo e qual è il nostro ruolo?

1.1. Identità e dati di contatto

Outspot è offerto e gestito da Confinity NV, registrata presso la Banca Dati Centrale delle Imprese con il numero di impresa 0897.991.257 (di seguito "Outspot", "noi").

I nostri dati di contatto:

Indirzzo: Dorp 16, 9830 Sint-Martens-Latem (Belgio)

E-mail: privacy@outspot.be

1.2. Titolare del trattamento dei dati personali

Outspot è responsabile del trattamento dei dati personali degli utenti durante la visita e/o l'uso del nostro sito web. In conformità con il GDPR, siamo il "titolare del trattamento", il che significa che Outspot determina, eventualmente insieme ad altri, le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

2. Definizioni

Per "dati personali" si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (l’interessato). Per "persona identificabile" si intende una persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante un identificatore come il nome, il numero di identificazione, i dati relativi all'ubicazione, un identificatore online o uno o più elementi caratteristici dell'identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale di tale persona fisica. In altre parole, si tratta di tutte le informazioni in base alle quali una persona può essere identificata. Questi dati includono, ad esempio, nome, cognome, data di nascita, numero di telefono e indirizzo e-mail, ma anche indirizzo IP.  

Per "trattamento" si intende qualsiasi operazione effettuata sui dati personali, come la raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, aggiornamento, modifica, estrazione, utilizzo, consultazione, divulgazione, combinazione, archiviazione e cancellazione.

3. Quali dati personali vengono trattati, per quale scopo e su quale base giuridica? 

La tabella riassume: 

• Colonna 1: le categorie di dati personali che trattiamo (“Categorie di dati personali”); 

• Colonna 2: perché lo facciamo (“le finalità del trattamento”);  

• Colonna 3: la base giuridica ai sensi dell'articolo 6 GDPR (“base giuridica”); e

• Colonna 4: il periodo di conservazione dei dati personali (“periodo di conservazione”)

Trattiamo i dati personali che abbiamo ricevuto direttamente dall’utente, ad esempio quando viene creato un account sul nostro sito web, quando veniamo contattati o vengono utilizzati i nostri servizi. Inoltre, possiamo anche trattare dati personali che non abbiamo ottenuto direttamente dall’utente, ma ad esempio tramite terze parti. Nella tabella, indichiamo da quali fonti potremmo ottenere i dati personali.

4. Minori

Non raccogliamo intenzionalmente dati personali di minori di 16 anni. Tali soggetti non possono trasmettere dati personali né rilasciare dichiarazioni di consenso senza l'autorizzazione del titolare della responsabilità genitoriale.

5. Diritti dell’interessato

Per garantire un maggiore controllo sul trattamento dei dati personali, l'interessato ha numerosi diritti, sanciti principalmente negli articoli 15-22 del GDPR. 

5.1. Diritto di accesso

È possibile verificare in qualsiasi momento se i dati personali siano trattati o meno. In caso di trattamento, l’interessato ha il diritto di accedere a tali dati e ottenere ulteriori informazioni,

tra cui:

• Finalità del trattamento;

• Categorie di dati personali trattati;

• Destinatari dei dati;

• Periodo di conservazione o criteri per determinarlo;

• Esistenza dei diritti dell'interessato;

• Diritto di presentare reclamo presso l'autorità di controllo;

• Origine dei dati se ottenuti da terzi;

• Esistenza di processi decisionali automatizzati.

Se non è possibile concedere l’accesso ai dati personali (ad esempio, a causa di obblighi legali), verranno fornite le motivazioni di tale impossibilità.

A condizione che i diritti e le libertà di altri non vengano compromessi, verrà fornita una copia dei dati personali in una forma intelligibile. La prima copia è gratuita, mentre per le successive può essere richiesta una tariffa ragionevole.

5.2. Diritto di correzione

L’interessato ha il diritto di correggere eventuali dati personali inesatti e, se incompleti, di completarli tenendo conto delle finalità del trattamento.

5.3. Diritto alla cancellazione ("diritto all’oblio")

In determinate circostanze, si può richiedere la cancellazione dei dati personali. Tuttavia, si tenga presente che tale cancellazione potrebbe impedire l’erogazione di ulteriori servizi. Si tenga in considerazione che il diritto all'oblio non è assoluto: abbiamo il diritto di continuare a conservare i dati personali qualora sia necessario, ad esempio, per l'esecuzione del contratto, l'adempimento di un obbligo legale o per l'instaurazione, l'esercizio o la difesa di un'azione legale. L’interessato sarà informato a riguardo in fase di risposta alla richiesta.

5.4. Diritto di limitazione del trattamento

In alcuni casi è possibile richiedere la limitazione del trattamento, in particolare se: 

• Si contesta l’esattezza dei dati; 

• Il trattamento è illecito ma non si desidera la cancellazione; 

• Non abbiamo più bisogno dei dati personali per il trattamento, ma l’interessato ha la necessita di ricevere i dati personali per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di rivendicazioni legali; e 

• è stato presentato un reclamo contro il trattamento e si è in attesa di verifica.

Se il trattamento è limitato su questa base, siamo autorizzati a continuare a conservare i dati personali. Tuttavia, continueremo a trattarli in maniera differente: con il consenso dell’interessato; per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di rivendicazioni legali; per la protezione dei diritti di un'altra persona fisica o giuridica; oppure per motivi di interesse pubblico rilevante.

5.5. Diritto di opporsi al trattamento

L’interessato può, in base alla propria situazione particolare, opporsi al trattamento dei dati personali, se tale trattamento si basa sul nostro legittimo interesse o sull'adempimento di un compito di interesse pubblico. In tal caso, interromperemo il trattamento dei dati personali, a meno che non possiamo dimostrare che vi sono motivi impellenti e legittimi per il trattamento che prevalgono sugli interessi dell’interessato, o quando il trattamento dei dati personali è correlato alla presentazione, all'esercizio o alla difesa di rivendicazioni legali.

5.6. Diritto alla portabilità dei dati

Nella misura in cui la base giuridica per il trattamento dei dati personali si fonda su:

(a) consenso dell’interessato; oppure

(b) la necessità del trattamento per l'esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o per adottare misure su richiesta dell’interessato prima di concludere un contratto, e tale trattamento è effettuato in modo automatizzato, l’interessato ha il diritto di ricevere i propri dati personali da parte nostra in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Nella misura in cui è tecnicamente possibile, trasferiremo direttamente i dati personali al nuovo titolare del trattamento. Tuttavia, tale diritto non si applica quando ciò può compromettere i diritti e le libertà di altri.

5.7. Diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate

L’utente ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato dei dati e che lo riguardi in modo significativo o che produca effetti giuridici che lo riguardano, senza interventi umani.

Vi sono tre situazioni in cui tale diritto non può essere rivendicato:

1. se la legge lo consente (ad esempio, per prevenire frodi fiscali);

2. se la decisione si basa sul consenso esplicito dell'interessato; oppure

3. se è necessaria per la conclusione o l'esecuzione di un contratto (in tal caso, valutiamo caso per caso se esistono metodi meno invasivi per la privacy per concludere o eseguire il contratto).

5.8. Diritto di revocare il consenso

Quando i dati personali vengono trattati sulla base del consenso dell’interessato, quest’ultimo può revocare tale consenso in qualsiasi momento con una semplice richiesta. Attenzione: la revoca non influisce sulla liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

6. Esercizio dei propri diritti

Per esercitare tali diritti, è possibile contattarci utilizzando i recapiti indicati al punto 1 "Chi siamo - Dati di contatto". Generalmente rispondiamo alle richieste relative all'esercizio dei diritti entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tuttavia, in caso di richieste complesse, possiamo prorogare questo termine di altri due mesi, dopo aver informato l’interessato. Informeremo l'interessato entro un mese dal ricevimento della richiesta in caso di necessità di proroga. 

Siamo legalmente obbligati a verificare l’identità dell’interessato nell'esercizio dei propri diritti. A tal fine chiederemo all’interessato, utilizzando l'indirizzo e-mail registrato, di confermare la propria richiesta. Se questo non è possibile, chiederemo di inviare una copia della parte anteriore della carta d'identità. Chiederemo di rendere illeggibili il proprio codice di identificazione nazionale e la foto sulla carta d'identità. In ogni caso, tratteremo i dati della carta d'identità esclusivamente per verificare l’identità e non li conserveremo né li registreremo nei nostri sistemi.

L’interessato può esercitare tutti questi diritti gratuitamente, a meno che la richiesta non sia manifestamente infondata o eccessiva (ad esempio, a causa della sua natura ripetitiva). In tal caso, abbiamo il diritto di addebitare una tariffa ragionevole o di rifiutare di dare seguito alla richiesta.

7. Conservazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali per tutto il tempo necessario al raggiungimento dello scopo previsto. Si prega di tenere presente che molti periodi di conservazione (legali) richiedono che i dati personali vengano conservati. Laddove non vi sia un obbligo di conservazione, i dati vengono regolarmente cancellati una volta raggiunto lo scopo per cui sono stati raccolti. 

Inoltre, possiamo conservare i dati personali se l’interessato ci ha dato il consenso o se abbiamo bisogno di tali dati nell'ambito di un'azione legale. In quest'ultimo caso, dobbiamo utilizzare determinati dati personali come prove. A tal fine, conserviamo determinati dati personali in conformità con i termini di prescrizione legale, che possono arrivare fino a trenta anni; il termine di prescrizione abituale per le azioni legali personali è di dieci anni.

8. Categorie di destinatari

All'interno della nostra organizzazione, ci assicuriamo che i dati personali siano accessibili solo alle persone che ne hanno bisogno per adempiere agli obblighi contrattuali e legali. 

Comunicheremo i dati personali a terzi solo in conformità con le disposizioni legali o se l’interessato ci ha dato il consenso per farlo. In alcuni casi, i nostri dipendenti sono supportati nello svolgimento delle loro mansioni da fornitori di servizi esterni.

Informiamo che, se l’interessato decide di condividere le proprie informazioni, inclusi i dati personali, con noi tramite i servizi di collegamento dei nostri partner commerciali, oltre a questa dichiarazione sulla privacy, potrebbero essere applicate anche le politiche e/o dichiarazioni sulla privacy dei nostri partner commerciali. Non abbiamo alcun controllo sulla possibile raccolta e/o elaborazione delle informazioni dell’interessato da parte dei nostri partner commerciali sui loro siti web e/o piattaforme.

In particolare, identifichiamo le seguenti categorie di destinatari:

1. Partner di vendita che offrono i loro prodotti/servizi tramite il nostro negozio online;

2. Partner per il processo di reclutamento online;

3. Fornitori di servizi di pagamento di cui ci avvaliamo per finalità di pagamento;

4. Outlook per la gestione e il trattamento delle e-mail e di altri dati;

5. Aziende di trasporto che utilizziamo per la consegna degli acquisti;

6. Aziende che possiamo coinvolgere per scopi di marketing;

7. Aziende che possiamo coinvolgere per il supporto tecnico informatico e per finalità di hosting;

8. Aziende che possiamo coinvolgere per scopi amministrativi (es. sistema CRM);

9. Aziende o software utilizzati per la gestione e l'elaborazione dei dati di fatturazione per la nostra contabilità;

10. Aziende che possiamo coinvolgere per scopi di comunicazione;

11. Aziende che possiamo coinvolgere per scopi logistici (es. partner logistici);

12. Aziende che possiamo coinvolgere per finalità analitiche;

13. Autorità o enti regolatori su loro richiesta in conformità con una sentenza o decreto, legislazione, regolamento, norma o procedura legale;

14. Quando una parte o la totalità dei beni di Outspot viene acquisita da una terza parte, i dati personali in possesso riguardanti i clienti potrebbero far parte degli asset trasferiti.

9. Trasferimento internazionale dei dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE)

In linea di principio, non trasferiamo i dati personali a responsabili o titolari del trattamento in paesi terzi, a meno che non siamo legalmente autorizzati a farlo, l’interessato non ci abbia fornito il consenso o questo sia necessario per i nostri servizi.

Qualora tali trasferimenti siano necessari, adottiamo le misure necessarie per garantire che i dati personali siano protetti e che tutti i trasferimenti al di fuori del SEE avvengano in modo lecito.

10. Sicurezza

La sicurezza dei dati personali è estremamente importante per noi. Abbiamo adottato misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a proteggere al meglio i dati personali da manipolazioni dolose o colpose, perdita, distruzione o accesso da parte di persone non autorizzate. Conserviamo sempre i dati personali in un luogo sicuro, in modo che terze parti non possano accedere ai dati personali.

Purtroppo, la trasmissione di informazioni via Internet non è completamente sicura. Nonostante facciamo del nostro meglio per proteggere i dati personali, non possiamo garantire la sicurezza dei dati personali trasmessi via Internet. Ogni trasferimento di dati personali è a proprio rischio. Quando trasferiamo o riceviamo i dati sul nostro sito web, utilizziamo sempre tecnologie che garantiscono un alto livello di sicurezza.

11. Reclami

Facciamo del nostro meglio per proteggere i dati personali dei nostri utenti. In caso di reclamo relativo al nostro modo di trattare i dati personali, è possibile inviare una segnalazione utilizzando i nostri contatti indicati sotto al punto "Chi siamo", affinché possiamo risolvere la questione il prima possibile.

È inoltre possibile presentare un reclamo all'autorità di vigilanza sulla protezione dei dati. L'autorità che vigila sulla nostra organizzazione è l’Autorità per la protezione dei dati (GBA), con i seguenti contatti:

    Sito web:

    https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

    Dati di contatto:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

12. Ulteriori domande?

È possibile contattarci via e-mail utilizzando i recapiti indicati alla voce "Chi siamo?". Siamo lieti di rispondere alle Sue domande.

13. Modifiche

Per rispondere a feedback o cambiamenti nelle nostre attività di trattamento dei dati, potremmo modificare la seguente dichiarazione sulla privacy di tanto in tanto. La invitiamo quindi a consultare regolarmente l'ultima versione della dichiarazione sulla privacy sul nostro sito web.

Ultimo aggiornamento: 30/09/2024