Tietosuojakäytäntö

Ymmärrämme, miten tärkeää on, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja oikein, ja siksi yksityisyytesi ja tietojesi suojaaminen on yksi tärkeimmistä tavoitteistamme. Haluamme kertoa avoimesti, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun vierailet verkkosivustollamme tai sovelluksessamme tai käytät niitä, sekä toimenpiteistä, joita toteutamme yksityisyytesi suojaamiseksi. Lisätietoja tästä aiheesta saat tietosuojakäytännöstämme.

1. Keitä me olemme ja mikä on tehtävämme?

1.1. Henkilöllisyys ja yhteystiedot

Outspotia markkinoi ja hallinnoi Confinity SA. Olemme rekisteröityneet Banque Carrefour des Entreprises -kaupparekisterissä yritysnumerolla 0897.991.257 (jäljempänä Outspot tai me ja niiden taivutusmuodot).

Voit ottaa meihin yhteyttä seuraavilla yhteystiedoilla:

Osoite: Dorp 16, 9830 Sint-Martens-Latem (Belgia)

Sähköposti: privacy@outspot.be

1.2. Rekisterinpitäjä

Outspot on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä, kun vierailet tai käytät verkkosivustoamme. Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan tämä tekee meistä henkilötietojesi rekisterinpitäjän, mikä tarkoittaa, että Outspot (mahdollisesti yhteistyössä muiden kanssa) määrittää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja menetelmät.

2. Määritelmät

Tässä tietosuojakäytännössä henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (eli rekisteröityyn) liittyviä tietoja. Tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö on henkilö, joka voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti, erityisesti viittaamalla tunnistetietoihin, kuten nimeen, henkilöllisyystodistuksen numeroon, sijaintitietoihin, verkkotunnisteeseen tai yhteen tai useampaan fyysistä, fysiologista, geneettistä, psykologista, taloudellista, kulttuurista ja/tai sosiaalista identiteettiä kuvaavaan tekijään. Tämä määritellään muutoin tiedoiksi, joita voidaan käyttää jonkun henkilön tunnistamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi sukunimi, etunimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai IP-osoite. 

Tietojenkäsittely on hyvin laaja käsite, joka kattaa muun muassa tietojen keräämisen, tallentamisen, järjestämisen, säilyttämisen, päivittämisen, muuttamisen, hakemisen, konsultoinnin, käytön, levittämisen, yhdistämisen, arkistoinnin ja poistamisen.

3. Mitä henkilötietoja käsitellään, miksi ja millä oikeusperustalla? 

Tämän taulukon avulla voit tarkistaa seuraavat tiedot: 

• Sarake 1: käsittelemiemme henkilötietojen luokat (Henkilötietojen luokat). 

• Sarake 2: miksi käsittelemme tietoja (Tavoitteet). 

• Sarake 3: yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa oleva oikeusperusta, johon käsittelytoimet perustuvat (Oikeusperusta).

• Sarake 4: kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi (käsittelyaika säilytysaika).

Käsittelemme henkilötietoja, jotka lähetät meille suoraan, esimerkiksi kun luot tilin verkkosivustollamme, otat meihin yhteyttä tai käytät palveluitamme. Saatamme käsitellä myös henkilötietoja, joita emme ole saaneet suoraan sinulta, esimerkiksi kolmansien osapuolten meille lähettämiä tietoja. Tässä taulukossa luetellaan lähteet, joista saatamme saada henkilötietojasi.

4. Alaikäiset

Emme aio kerätä henkilötietoja alle 16-vuotiailta henkilöiltä. Alle 16-vuotialla ei ole oikeutta lähettää meille henkilötietoja tai antaa suostumustaan ilman vanhemman tai laillisen huoltajan lupaa.

5. Sinun oikeutesi

Jotta voisit valvoa paremmin henkilötietojesi käsittelyä, voit käyttää tiettyjä oikeuksia, mukaan lukien yleisen tietosuoja-asetuksen 15–22 artiklassa lueteltuja oikeuksia. 

5.1. Oikeus saada tutustua tietoihin

Sinulla on oikeus milloin tahansa kysyä meiltä, käsittelemmekö henkilötietojasi, saada pääsy näihin henkilötietoihin ja saada lisätietoja.

Näihin lisätietoihin kuuluvat seuraavat:

• yksityiskohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta

• rekisterinpitäjän henkilöllisyys 

• vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

• säilytysaika tai, jos tämä ei ole mahdollista, perusteet, joilla säilytysaika määritetään

• yksityisyyden suojaa koskevat oikeutesi

• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

• henkilötietojen lähde, jos saamme ne kolmannelta osapuolelta

• automaattisen päätöksenteon olemassaolo.

Jos emme voi antaa sinulle pääsyä henkilötietoihisi (esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden vuoksi), ilmoitamme sinulle, miksi se ei ole mahdollista.

Toimitamme sinulle kopion henkilötiedoistasi luettavassa muodossa edellyttäen, että muiden oikeuksia ja vapauksia ei loukata. Ensimmäinen kappale toimitetaan maksutta, mutta lisäkappaleita voidaan toimittaa kohtuullista korvausta vastaan.

5.2. Oikeus oikaista tietoja

Sinulla on oikeus oikaista sinua koskevat virheelliset henkilötiedot ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen huomioon ottaen oikeus saada sinua koskevat puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

5.3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Tietyissä tapauksissa voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Huomaa kuitenkin, että emme voi enää tarjota sinulle muita palveluja. Oikeus tulla unohdetuksi ei ole ehdoton. Pidätämme oikeuden säilyttää henkilötietojasi, jos se on tarpeen muun muassa sopimuksen toteuttamiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Annamme lisätietoja, kun vastaamme pyyntöösi.

5.4. Oikeus rajoittaa käsittelyä

Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, mukaan lukien seuraavat: 

• Kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden. 

• Henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vastustat niiden poistamista. 

• Me emme enää tarvitse henkilötietoja käsittelyyn, mutta sinä tarvitset henkilötietoja oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. 

• Olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä; kun vastustuksesi on vahvistettu.

Jos käsittelyä rajoitetaan tällä perusteella, voimme jatkaa henkilötietojesi säilyttämistä. Käsittelemme kyseisiä tietoja kuitenkin vain suostumuksellasi, oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojelemiseksi tai yleisen edun mukaisista tärkeistä syistä.

5.5. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Erityistilanteestasi riippuen voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos se on oikeutetun etumme mukaista tai yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi. Tässä tapauksessa lopetamme henkilötietojesi käsittelyn, paitsi jos voimme osoittaa, että siihen on pakottavia perusteltuja syitä, jotka syrjäyttävät toiveesi, tai jos kyseisten henkilötietojen käsittely liittyy oikeudellisten vaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

5.6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Kun henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste on

(a) suostumus tai

(b) käsittely on tarpeen tekemäsi sopimuksen toteuttamiseksi tai toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä, ja tällainen käsittely on automatisoitu, pidätät oikeuden saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Jos se on teknisesti mahdollista, siirrämme henkilötietosi suoraan uudelle rekisterinpitäjälle. Tätä oikeutta ei kuitenkaan sovelleta, jos se vaarantaa muiden oikeuksia ja vapauksia.

5.7. Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisten päätösten kohteeksi, jotka on tehty yksinomaan automaattisen tietojenkäsittelyn perusteella ja jotka vaikuttavat sinuun merkittävästi tai joilla on oikeudellisia seurauksia ja jotka on tehty ilman merkittävää inhimillistä väliintuloa.

Tätä oikeutta ei voi käyttää kolmessa tilanteessa:

1. jos automatisoitu päätöksenteko on lain mukaan sallittua (esimerkiksi veropetosten estämiseksi)

2. jos päätös perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen

3. jos automatisoitu päätöksenteko on tarpeen sopimuksen tekemistä tai toteuttamista varten (huomaa, että arvioimme aina tapauskohtaisesti, onko olemassa vähemmän yksityisyyttä loukkaavia menetelmiä sopimuksen päättämiseksi tai toteuttamiseksi).

5.8. Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojasi käsitellään suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa pyytämällä sitä. Huomaa, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta aiemmin suoritetun käsittelyn laillisuuteen.

6. Oikeuksiesi käyttäminen

Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä kohdassa ”1 Tietoja meistä – Yhteystiedot” annettuja tietoja. Vastaamme yleensä pyyntöösi oikeuksien käyttämisestä kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos pyyntösi on monimutkainen, voimme kuitenkin pidentää tätä määräaikaa kahdella kuukaudella ilmoitettuamme siitä sinulle. Ilmoitamme sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta, jos pidennys on tarpeen. 

Lain mukaan meidän on tarkistettava henkilöllisyytesi, kun käytät oikeuksiasi. Tätä varten lähetämme sähköpostiviestin verkkosivustollamme rekisteröityyn sähköpostiosoitteeseen ja pyydämme sinua vahvistamaan pyynnön. Jos tämä ei ole mahdollista, pyydämme sinua liittämään kopion henkilöllisyystodistuksesi etupuolesta. Tätä varten pyydämme sinua piilottamaan henkilöllisyystodistuksessasi olevan kansallisen rekisterinumeron ja valokuvan. Joka tapauksessa käsittelemme henkilöllisyystodistuksesi tietoja vain henkilöllisyytesi todentamiseksi, emmekä tallenna tai tallenna kyseisiä tietoja järjestelmiimme.

Voit käyttää kaikkia näitä oikeuksia maksutta, paitsi jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton (esimerkiksi toistuvuutensa vuoksi). Tässä tapauksessa meillä on oikeus periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä käsittelemästä pyyntöäsi.

7. Henkilötietojesi säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen aiotun tarkoituksen saavuttamiseksi. Huomaa, että monet (lakisääteiset) säilytysajat tarkoittavat, että henkilötiedot on säilytettävä. Jos tietojen säilyttämiseen ei ole velvollisuutta, ne poistetaan järjestelmällisesti, kun tarkoitus, jota varten ne on kerätty, on saavutettu. 

Voimme myös säilyttää henkilötietoja, jos olet antanut meille siihen luvan tai jos tarvitsemme niitä oikeuskäsittelyä varten. Jälkimmäisessä tapauksessa meidän on käytettävä tiettyjä henkilötietoja todisteena. Tätä varten säilytämme tiettyjä henkilötietoja lakisääteisen vanhentumisajan puitteissa, joka voi olla jopa 30 vuotta. Henkilökohtaisten oikeustoimien tavanomainen vanhentumisaika on 10 vuotta.

8. Edunsaajaryhmät

Organisaatiossamme takaamme, että henkilötietojasi voivat käyttää vain ne, jotka tarvitsevat niitä täyttääkseen sopimusvelvoitteensa ja lakisääteiset velvoitteensa. 

Luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille vain lain mukaisesti tai jos olet antanut siihen suostumuksesi. Joissakin tapauksissa työntekijöitämme avustavat ulkoiset palveluntarjoajat heidän tehtäviensä suorittamisessa.

Huomaa, että jos päätät jakaa tietojasi, henkilötiedot mukaan lukien, kanssamme liikekumppaniemme yhteyspalveluiden kautta, tämä tietosuojakäytäntö ja liikekumppaniemme tietosuojakäytännöt ja/tai luottamuksellisuutta koskevat ilmoitukset voivat koskea myös sinua. Emme voi vaikuttaa siihen, miten kaupalliset kumppanimme mahdollisesti keräävät ja/tai käsittelevät tietojasi omilla verkkosivustoillaan ja/tai alustoillaan.

Määritämme erityisesti seuraavat vastaanottajaryhmät:

1. Kaupalliset kumppanit, jotka tarjoavat tuotteitaan/palveluitaan verkkosivustollamme.

2. Yhteistyökumppanit verkossa tapahtuvaa rekrytointiprosessia varten.

3. Maksupalveluntarjoajat, joita käytämme maksutarkoituksiin.

4. Outlook sähköpostin ja muiden tietojen käsittelyyn ja hallintaan.

5. Kuljetusyritykset, joita käytämme ostoksesi toimittamiseen.

6. Yritykset, joita saatamme palkata markkinointitarkoituksiin.

7. Yritykset, joita saatamme palkata tekniseen tukeen ja tieto- ja viestintätekniikan isännöintiin.

8. Yritykset, joiden kanssa saatamme tehdä yhteistyötä hallinnollisiin tarkoituksiin (esim. CRM).

9. Yritykset tai ohjelmistot, joita saatamme käyttää laskutustietojen ylläpitoon ja käsittelyyn kirjanpitotarkoituksiin.

10. Yritykset, joita saatamme palkata viestintätarkoituksiin.

11. Yritykset, joita saatamme palkata logistiikkatarkoituksiin (logistiikkakumppanit).

12. Yritykset, joita saatamme palkata analyysitarkoituksiin.

13. Hallitukset tai sääntelyviranomaiset, kun niitä pyydetään tuomion tai asetuksen, lainsäädännön, määräysten, standardien tai oikeudellisten menettelyjen noudattamisen yhteydessä.

14. Jos kolmas osapuoli ostaaOutspotin omaisuuden tai osan siitä, sen asiakkaistaan säilyttämät henkilötiedot voivat olla osa siirrettyä omaisuutta.

9. Henkilötietojesi kansainvälinen siirto Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Periaatteessa emme siirrä henkilötietojasi ETA:n ulkopuolisissa maissa sijaitseville henkilötietojen käsittelijöille tai rekisterinpitäjille, paitsi jos meillä on siihen laillinen valtuutus, olet antanut siihen suostumuksesi tai jos se on välttämätöntä palveluidemme kannalta.

Jos tällaiset siirrot ovat välttämättömiä, ryhdymme tarvittaviin toimiin varmistaaksemme, että henkilötietosi ovat erittäin hyvin suojattuja ja että kaikki henkilötietojen siirrot ETA:n ulkopuolelle ovat laillisia.

10. Turvallisuus

Henkilötietojesi turvallisuus on meille erittäin tärkeää. Olemme toteuttaneet kohtuullisia ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia suojellaksemme henkilötietojasi mahdollisimman hyvin vahingossa tai tahallisesti tapahtuvalta käsittelyltä, häviämiseltä, tuhoamiselta tai luvattomien henkilöiden pääsyltä niihin. Säilytämme henkilötietosi aina turvallisessa paikassa, jotta kolmannet osapuolet eivät pääse niihin käsiksi.

Valitettavasti tiedonsiirto Internetissä ei ole koskaan täysin turvallista. Vaikka teemme parhaamme suojellaksemme henkilötietojasi, emme voi taata meille Internetin kautta toimitettujen henkilötietojen turvallisuutta. Henkilötietojen siirto tapahtuu omalla vastuullasi. Kun siirrämme tai vastaanotamme tietojasi verkkosivustollamme, käytämme aina tekniikoita, jotka tarjoavat korkean turvallisuustason.

11. Valitukset

Teemme parhaamme suojellaksemme henkilötietojasi. Jos sinulla on valitus tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi, voit ottaa meihin yhteyttä (katso Tietoja meistä -osio), ja vastaamme siihen mahdollisimman nopeasti.

Voit myös tehdä valituksen tietosuojaa valvovalle viranomaiselle. Organisaatiotamme valvova viranomainen on tietosuojaviranomainen, jonka yhteystiedot ovat seuraavat:

    Verkkosivusto:

    https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

    Yhteystiedot:

Data Protection Authority (DPA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)22 744 800

contact@apd-gba.be

12. Onko kysyttävää?

Ota meihin yhteyttä sähköpostitse (katso Tietoja meistä -osio). Vastaamme mielellämme kaikkiin kysymyksiisi.

13. Muutokset

Voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä vastauksena palautteeseen tai käsittelytoimintojemme liittyviin muutoksiin. Kehotammekin sinua tutustumaan säännöllisesti uusimpaan versioon verkkosivuillamme.

Viimeksi muokattu: 08/10/2024